Observation du métier de secrétaire / assistant(e) de direction

Le secrétariat est composé de deux personnes qui travaillent ensemble et collaborent avec tous les cabinets des ministres et les directions de l’administration centrale. Il s’occupe de tâches administratives importantes : gérer les agendas, le courrier, suivre la publication de documents officiels, et assurer la gestion administrative et financière.

Le ou la stagiaire observe le travail des assistantes de direction et peut aider pour certaines tâches : répondre au téléphone, enregistrer et distribuer le courrier, préparer les convocations pour les réunions, organiser les déplacements de l’équipe, etc.

Le ou la stagiaire peut aussi participer à certaines réunions et poser des questions aux personnes qui présenteront leur parcours professionnel.

Pour ce poste de stagiaire élève de 2nde qui souhaite s’orienter vers la filière professionnelle ou technologique, les trois qualités principales requises sont :

1. Rigueur : la gestion et le suivi administratif demandent une grande rigueur pour éviter les erreurs et assurer un suivi efficace régulier.

2. Dynamisme : en tant que stagiaire, il est important d'être motivé, d'observer les activités réalisées par les assistantes de direction et de prendre des initiatives lorsque cela est approprié, y compris poser des questions.

3. Discrétion : travailler avec des informations sensibles et confidentielles nécessite une grande discrétion.